- Introducción
- Inicialización de su buzón de voz
- Activar el buzón
- Abrir el buzón de voz
- Consejos generales
- Consulta de los mensajes
- Enviar un mensaje
- Localizar los mensajes
- Opciones personales
- Empezar de nuevo
- Consejos prácticos
- Referencia rápida
Introducción
En lo sucesivo, podrá enviar mensajes, tener conocimiento de los mensajes que otras personas envían, conservar los mensajes recibidos, contestar a los mensajes recibidos y enviar una copia de un mensaje a otros abonados de su mensajería vocal en una sola llamada, desde cualquier teléfono de tonos (multifrecuencia MF), a cualquier hora del día o de la noche.
Además podrá realizar cualquier consulta de códigos de identificación telefónica.
Inicialización de su buzón de voz
Cada extensión dada de alta en la central tiene asignado un buzón para mensajería vocal, con un código de acceso temporal que coincide con el número de la extensión.
Cuando entra por primera vez en el sistema (marcando 77), una guía le ayuda a modificar su código de acceso temporal y a sustituirlo por uno nuevo que sólo Vd. conoce.
El sistema le solicita a continuación introducir su nombre. Este nombre es utilizado para verificar el número del buzón de voz destinatario cuando otras personas le envíen mensajes.
Puede ahora grabar su saludo que será difundido a los llamantes que acceden a su buzón de voz.
Activar el buzón
Hay que hacer desvíos a la mensajería igual que se si tratase de una extensión. Los tipos de desvío disponibles son:
- Desvío inmediato o ‘no molestar’ (el teléfono ni siquiera suena):
*21*77 - Desvio si ausente (modo contestador):
*211*77 - Desvío si comunica:
*212*77 - Desvío si ausente o comunica:
*213*77
Al activar cualquier desvío, siempre que se descuelga el microteléfono el sistema le indica que su teléfono está desviado, si se marca el 64 se anulan todo tipo de desvíos.
NOTA: Dos funciones de desvío no pueden estar activadas al mismo tiempo. Cuando activa un desvío hacia otro teléfono y Vd. ya está desviado a su buzón de voz, el desvío a su buzón de voz es desactivado.
Abrir el buzón de voz
El sistema (marcando 77) posee un número de teléfono particular al que puede llamar de la misma forma que a un teléfono cualquiera, tan sólo se necesita que su teléfono sea de tonos (multifrecuencia).
Consejos generales
Le presentamos algunas indicaciones de orden general que le ayudarán a utilizar la mensajería vocal:
- Marque el cero para solicitar la ayuda u otras explicaciones o para acceder a otras funciones. Marcando dos veces seguidas 0 – 0 desde su buzón de voz, podrá hablar con una operadora si hay alguna disponible.
- Pulse * para anular una selección o salir de un menú.
- Saliendo de un menú, vuelve al anterior. En el Menú Principal pulsando * le permite salir de la mensajería vocal.
- Pulse la tecla # para saltar el saludo personal de un abonado.
- Un mensaje que haya borrado no puede ser recuperado.
- Los mensajes son archivados durante un período de tiempo limitado fijado por el responsable de la mensajería vocal.
Consulta de los mensajes
- Consultar los mensajes vocales:
Desde la propia extensión: Hacer una llamada al 77
Desde otra extensión de la Universidad:
- Marcar 77
- Marcar *
- Cuando pida el nº de buzón, marcar la extensión de la que se desea consultar la mensajería.
En ambos casos se llega al Menú Principal
Pulsar el 1 desde el Menú Principal.
Marcando:
- El 1 – 1 al inicio de una sesión, escuchará en primer lugar los mensajes que haya recibido desde la última sesión.
- El 1 – 2 , le permite oír todos los mensajes contenidos en su buzón de voz en el orden de recepción, incluyendo los que había escuchado y saltados anteriormente. Si llegan nuevos mensajes en el curso de la sesión, la mensajería le invita de nuevo a marcar 1 – 1 para escucharlos.
- Consultar los mensajes desde el exterior
- Realizar una llamada al 987 291000 desde un teléfono multifrecuencia (MF)
- Cuando pida la extensión marcar #
- Introducir el número del buzón (extensión)
- Introducir el código de acceso al buzón
- Gestionar mensajes
Los mensajes se encaminan automáticamente. El número de mensajes que su buzón de voz puede contener es limitado: Tome el hábito de borrar sistemáticamente los mensajes nuevos no necesarios o archivarlos.
Conozca el orden en que han sido recibidos: Mensajes privados en primer lugar, después los mensajes urgentes, los mensajes no urgentes y finalmente los mensajes archivados, por orden cronológico en cada una de las categorías.
| Cómo saltar un mensaje | En el curso de la escucha de un mensaje, puede pasar en cualquier momento al mensaje siguiente marcando la tecla #.Seleccione dos veces la tecla # – # para saltar a los mensajes archivados. Podrá posteriormente solicitar la escucha de un mensaje saltado. |
| Cómo anular la escucha de los mensajes | Pulse la tecla * en cualquier momento de la escucha del mensaje para anularla. Volverá al Menú Principal. |
| Cómo volver a escuchar un mensaje | Al final del mensaje, marque el 4 para volver a escucharlo. |
| Información adicional (remitente, fecha y hora) | Vd. tiene acceso a la identidad del emisor y a otras informaciones durante la escucha de un mensaje o inmediatamente después de la escucha. Oye el nombre del emisor si el mensaje procede de un abonado (por otro lado, la mensajería le precisa que le ha sido enviado por una persona del exterior), la fecha y la hora del envío, la duración del mensaje y eventualmente, las menciones «urgente» o «confidencial». En el caso de un mensaje archivado, la fecha y hora del archivo o del envío, según la programación de su mensajería vocal. Después de haber escuchado esta informaciones, la mensajería recupera automáticamente el mensaje en donde lo había interrumpido. |
| Cómo enviar una copia a alguien | Después de haber escuchado un mensaje :
Envíe a otro abonado una copia de un mensaje que haya recibido, añadiendo su comentario para que el destinatario sepa quien se los envía . Esta función es útil cuando el contenido del mensaje interesa igualmente a otro abonado o es de su competencia. Cualquier mensaje puede ser objeto de reenvío, excepto si el primer expedidor le asigna la mención «confidencial». |
| Enviar una copia a alguien sin comentario actual | Después de escuchado el mensaje:
Cuando recibe un mensaje con varios comentarios, puede borrar estas introducciones y transmitir el mensaje con su propio comentario. |
| Cómo borrar un mensaje | Borre los mensajes que no necesite pulsando el 7 después de ser escuchados. Cualquier mensaje que haya borrado no podrá ser recuperado. |
| Cómo contestar a un mensaje | Después de escuchado el mensaje:
La mensajería vocal le permite contestar a un mensaje que le ha enviado otro abonado una vez que lo ha escuchado, sin tener que colgar y marcar un número. Su respuesta será remitida al destinatario como cualquier otro mensaje. Mientras dicta, puede servirse de las funciones de grabación para volver a escucharlo o corregirlo. Podrá igualmente seleccionar una opción de entrega, precisando por ejemplo la mención «confidencial» o «urgente». |
| Contestar llamando al emisor | Después de escuchado el mensaje:
Sólo es posible llamar de esta forma a los emisores que tienen un teléfono en la misma PABX que Vd. Si el emisor responde la llamada usted se desconecta de su buzón de voz. El mensaje que acaba de recibir permanecerá en su buzón de voz como un mensaje nuevo escuchado (salto). |
| Cómo conservar un mensaje | Marque el 9 para archivar un mensaje. Los mensajes archivados están en una lista distinta de la de los mensajes nuevos y los escuchará a continuación de estos últimos. |
| Cómo saltar de un tipo de mensaje a otro | Cuando haya escuchado todos sus mensajes nuevos, la mensajería vocal le emitirá automáticamente los que ha saltado (aquellos que ha interrumpido después de al menos 2 segundos de escucha en curso de la sesión actual), a continuación los mensajes archivados.
A la vez, puede pasar directamente a los mensajes archivados en cualquier momento durante la escucha de los mensajes nuevos pulsando dos veces sobre la tecla # – # en sucesión rápida. No olvide que la tecla * permite anular la escucha de los mensajes y volver al Menú principal. |
Consulta de audición
Durante la escucha de un mensaje, puede seleccionar:
- volver al inicio,
- avanzar hasta el fin,
- marcar una pausa o continuar la escucha
- acelerar la velocidad.
Utilizará las teclas siguientes:
- 1 retorno de 10 segundos,
- 1 – 1 retorno al inicio,
- 2 marcar una pausa (pulse el 2 de nuevo para seguir),
- 3 avance rápido de 10 segundos,
- 3 – 3 avance rápido hasta el fin,
- 4 disminuye la velocidad del mensaje, mientras que 6 lo acelera (4 velocidades disponibles),
- 5 escucha de la identidad del emisor y otras informaciones,
- 8 un volumen normal,
- 9 aumenta el volumen.
Observación: Las funciones de escucha son fáciles de retener. Las teclas de la izquierda permiten retroceder y disminuir la velocidad, mientras que las teclas de la derecha sirven para avanzar rápidamente, acelerar la velocidad y aumentar el volumen.
Enviar un mensaje
Utilice la función de envío de mensajes para grabar los mensajes y transmitirlos a otros abonados de la mensajería vocal. Puede volver a empezar la grabación de su mensajería en parte o en su totalidad si lo desea y seleccionar distintas opciones de entrega.
Cómo volver a grabar un mensaje
Antes de pulsar # para indicar el final de su mensaje, o igualmente después de haberlo marcado, pero antes de que componga el número del buzón de voz del destinatario, puede marcar el 1 o marcar 1 – 1. Para escuchar el mensaje que acaba de grabar. Si no le conviene, la mensajería vocal le da la ocasión de modificarlo utilizando las funciones de audición para grabarlo de nuevo, en su totalidad o en parte, antes de expedirlo.
Función de grabación
- 1 retorno de 10 segundos,
- 1 – 1 retorno hasta inicio de mensaje,
- 2 introducir una pausa de unos 20 segundos (para seguir, marque una segunda vez el 2),
- 3 avance rápido de 10 segundos,
- 3 – 3 avance rápidamente hasta el final del mensaje,
- 4 disminuir la velocidad del mensaje (marque otra vez el 4 para disminuir más),
- 5 después de una pausa, le permite proseguir su grabación o sustituir el texto ya grabado por otra parte
- 6 acelera la velocidad del mensaje (marque una segunda vez el 6) para acelerar más),
- 8 volumen normal,
- 9 aumenta el volumen,
- * borra el mensaje grabado y le invita a iniciarlo de nuevo.
Las funciones de grabación son las que más se parecen a las funciones de audición de los mensajes, excepto la de la tecla 5) que, en el caso actual, no permite escuchar la información del sobre pero sí proseguir la grabación de un mensaje. Verifique su mensaje marcando el 1 o 1 – 1 para escuchar lo que ha grabado, el 2 para introducir una pausa, después el 5 para sustituir la parte del mensaje que no le con venga.
Cuando el tiempo concedido para grabar un mensaje está casi finalizando, un doble bip le avisa que le queda unos diez segundos para terminar.
Indicación de un destinatario
Un destinatario, podrá ser tanto el nombre de un abonado, como el número de su buzón de voz o el número de una lista de distribución de grupo (individual o colectivo), el número del buzón de voz de un usuario invitado, de un amigo, o cualquier combinación de las enumeradas. Marque el número de su propio buzón de voz y podrá transmitir los mensajes así mismo. Vea el menú «Opciones Personales» en la opción «listas de distribución», para aprender cómo establecer las lista de distribución colectivas y de los buzones de voz de invitado y residente.
Llamada por nombre
Si ha olvidado el número del buzón de voz de un abonado, podrá al menos enviarle un mensaje nominativo, comenzando por su nombre. El nombre se marcará utilizando las letras del teclado numérico del teléfono. Si su teléfono no tiene letras, puede utilizar la guía de usuario para identificar las teclas correspondientes.
Es suficiente con indicar a la mensajería las letras que le permita reconocer el buzón de voz solicitado. Si el nombre comunicado no es único y si no tiene mas de cuatro posibilidades, estas le serán presentadas.
Opciones de entraga
Combine como le parezca las opciones de entrega de mensajes. Indique su elección después de haber precisado el destinatario, pero antes de enviar el mensaje.
Para anular una opción, pulse una segunda vez sobre el número elegido (por ejemplo, para añadir a su mensaje la mención «urgente», marque el 2; marque otra vez el 2 para anular la mención).
Mensaje confidencial 1
Asignará la mención «confidencial» a un mensaje si no desea que el destinatario lo retransmita a otro abonado.
Mensaje urgente 2
El destinatario escuchará los mensajes urgentes a continuación de los mensajes depositados en el «buzón de voz privado» y antes que los mensajes no urgentes. Utilice esta mención con moderación, ya que un abonado podrá haber solicitado que la mensajería le llame inmediatamente sobre recepción de un mensaje marcado urgente. Procure reservar la mención «urgente» para los mensajes que lo son verdaderamente.
Acuse de recepción 3
Si solicita que la mensajería vocal le confirme la entrega de sus mensajes, podrá elegir entre dos modalidades : la confirmación de recepción o el aviso de no-recepción.
Seleccione la opción confirmación de recepción, tecla 1, la mensajería depositará en su buzón de voz un mensaje que le haga saber que el destinatario a escuchado su mensaje en su totalidad.
Si, por el contrario, selecciona más bien la opción de aviso de no-recepción, tecla 2, será avisado únicamente si el destinatario no tiene conocimiento del contenido de su mensaje con una demora fijada. La duración de la demora es fijada por el responsable de la mensajería vocal.
Envío diferido 4
Puede ordenar a la mensajería vocal enviar su mensaje en un momento dado. Seleccione esta fórmula marcando el 4 . La mensajería vocal solicita se le especifique una fecha de envío (el 31 de enero, por ejemplo), incluso el día de la semana (el miércoles, por ejemplo) si el mensaje debe ser enviado la semana que viene.
Precise la fecha marcando el 1. La mensajería vocal le solicitará:
- elegir el mes (enero = 1, diciembre = 12)
- elegir el día del mes (entre 1 y 31)
- especificar la hora utilizando tres o cuatro cifras. (Marque 200 para 2h 00; 1015 para 10h 15)
- en función de la configuración del sistema conviene utilizar los calificativos a.m. o p.m. de la forma siguiente : pulse 1 para a.m. y 2 para p.m.
Precise el día de la semana pulsando la tecla 2. La mensajería vocal le solicitará :
- seleccionar el día deseado para el envío del mensaje.
- Lunes = 1
- Martes = 2
- Miércoles = 3
- Jueves = 4
- Viernes = 5
- Sábado = 6
- Domingo = 7
- especificar la hora utilizando tres o cuatro cifras. (Marque 200 para 2 h 00 ; 1015 para 10 h 15, 1425 para 14h25).
NOTA: La hora indicada para el envío diferido de un mensaje debe ser la del uso horario del lugar donde se encuentra el destinatario.
A cada destinatario su opción de entrega
Cuando desea que su mensaje lo escuchen varios destinatarios, cada nuevo destinatario añadido hereda la opción de entrega (menciones «confidencial» y «urgente», confirmación de recepción y envío diferido) seleccionado para los destinatarios anteriores. Anule una mención ya especificada marcando de nuevo la tecla correspondiente antes de enviar su mensaje. La opción de entrega seleccionada anteriormente no se aplicará a los mensajes siguientes.
De esta forma, puede transmitir un mismo mensaje a dos destinatarios diferentes indicando el carácter urgente y confidencial del mensaje para uno y el envío diferido para el otro.
Envío de un mensaje
Envíe su mensaje pulsando #, y elija en primer lugar todas las opciones que le interesen. El mensaje es ahora transmitido, o retenido para poderlo enviar posteriormente. Puede ahora inscribir otro destinatario o pulsar * para volver al Menú principal. Como una carta enviada por correo, un mensaje enviado no puede ser recuperado.
Localizar los mensajes
Pulsar el 3 desde el Menú Principal.
Localizar los mensajes enviados
Después de haber transmitido un mensaje a un abonado, puede siempre acceder a su buzón de voz para saber si lo ha recibido. La tecla # le permite saltar un mensaje para pasar al siguiente. Anular la función marcando la tecla *.
Un mensaje es considerado como «escuchado» cuando el destinatario lo ha oído totalmente así como los menús hablados de fin de mensaje (borrar, contestar o conservar). Por otra parte, si lo solicita, la mensajería vocal le indicará automáticamente si el destinatario lo ha escuchado totalmente. Vea la sección Envío de un mensaje y lea el párrafo titulado Acuse de recepción.
Localizar los mensajes recibidos
Controlar los mensajes recibidos le permite solicitar a la mensajería vocal poder escuchar los mensajes de un cierto abonado o de una lista de personas que desee. La mensajería vocal le hace escuchar los nuevos, así como los mensajes archivados de esta persona o de este grupo de personas. Los mensajes transmitidos por Octelnet son incluidos en la categoría Abonado.
Marque el prefijo seguido del número de buzón de voz del destinatario. Cree una lista personal para seleccionar los mensajes que ha recibido de los miembros de la lista. La mensajería vocal le hace escuchar todos los nuevos mensajes vocales en el orden de los nombres en la lista; le hace escuchar a continuación todos los mensajes archivados, en el mismo orden. Puede marcar la tecla # para saltar un mensaje y pasar al próximo.
Para anular el control de mensajes recibidos, pulse la tecla *.
Los buzones vocales válidos para controlar los mensajes recibidos son los buzones de voz internos, las direcciones de red, las listas de distribución, los buzones de voz privados e invitado.
Opciones personales
Pulsar el 4 desde el Menú Principal.
El menú Opciones personales reagrupa las funciones que le permitirán especificar o cambiar de tipo de menús, de código de acceso y de mensajes de recepción; crear listas de distribución y horarios de disponibilidades para la notificación de los mensajes recibidos.
Activación/Desactivación de la Notificación de mensajes recibidos
Seleccione o anule la función «Notificación de los mensajes recibidos» cuando lo desee. Hay dos señales de notificación diferentes:
- Notificación por llamada La mensajería vocal llama a un número que Vd ha marcado para decirle que ha recibido mensajes. Vea el capítulo «Notificación externa».
- Indicador de mensaje en espera un testigo luminoso en su teléfono le informa que tiene nuevos mensajes (todavía sin escuchar).
Si pulsa 1 en el menú Opciones personales, la mensajería vocal le dice si las funciones Notificación por llamada e Indicador de mensajes en espera están activadas o no.
Si la función Notificación por llamada está activada, pulse 2 para desactivarla, pulse 1 para activarla. Igualmente si se ha definido un horario, la mensajería vocal no efectuará más llamadas en tanto que la función esté desactivada.
Si la función Indicador de mensajes en espera está activada, pulse 4 para desactivarla; si está inactiva, pulse 3 para activarla.
Opciones administrativas
Códigos de acceso
Cuando accede por primera vez a la mensajería vocal y personaliza su buzón de voz, ha establecido un código personal de acceso. Para cambiar el de un invitado, un amigo o una secretaria, o para definir uno de estos códigos de accesos, acceda al menú Opciones Personales.
Para conocer el código de acceso en vigor, marque el 0 inmediatamente después de haber seleccionado el tipo de código de acceso que desea modificar.
Códigos de acceso de invitados
Tiene derecho a dos códigos de acceso de invitado, y por lo tanto a dos buzones de voz de invitado.
Reservará este tipo de código de acceso para una persona que no está abonada a la mensajería vocal, pero con la que se comunica a menudo. Esta persona podrá recibir mensaje de su parte y enviarlos a su vuelta, utilizando una parte de su buzón de voz.
Podrá escuchar únicamente los mensajes que Vd. le envía y podrá enviar mensajes sólo a Vd. Otros abonados no podrán enviar mensajes a su invitado.
Designe un nuevo invitado cambiando simplemente el código de acceso de invitado y cominucándoselo a la persona elegida. Los mensajes que pertenecen al antiguo invitado se borran automáticamente.
Código de acceso privado
Puede crear un código de acceso para su familia (se puede servir de este buzón de voz como tercer buzón de invitado). Por lo tanto, podrán enviar y recibir los mensajes como cualquier otro invitado. Estos serán por otro lado los mensajes que escuchará en primer lugar.
OBSERVACIÓN: Puede responder a un mensaje vocal de invitado o privado y designar estos buzones de voz como destinatarios de sus mensajes (el buzón de voz de invitado 1 se le asigna el número 91; el buzón de voz de invitado 2 el número 92; el buzón de voz privado, el número 93), con el mismo título que un buzón de voz cualquiera. Pueden ser incluidos en una lista de distribución, y así sucesivamente.
Código de acceso de secretaria
Creando un código de acceso de secretaria, le permite a su secretaria, o a cualquier otra persona que designe, acceder a su buzón de voz para escuchar las informaciones de sobre de los mensajes y sólo estas informaciones. Sin embargo, las Informaciones de esta naturaleza que acompañan a los mensajes dejados en el buzón de voz privado no serán accesibles.
Código de acceso personal
Una vez que Vd. ha accedido por primera vez a la mensajería vocal, podrá revisar su código de acceso cuando le convenga. Este código de acceso permite el acceso a su buzón de voz y protege el carácter confidencial de los mensajes que le son dirigidos. Seleccione uno fácil de memorizar, ya que si lo olvida, el responsable de la mensajería vocal estará obligado a crear para Vd. un nuevo buzón de voz. Ninguna persona puede descubrir su código de acceso con acceso a la mensajería.
Acceso a los buzones de voz de invitados y privado
La persona que posee un código de acceso de invitado, de privado o de secretaria accede a la mensajería:
- marcando el número de telé fono de la mensajería vocal,
- pulsando #,
- marcando el número de su buzón de voz,
- marcando el código de acceso especial que le da acceso a la parte de su buzón de voz reservado para ella.
Listas de distribución
Economizará un tiempo precioso utilizando las listas de distribución si envía regularmente mensajes a un mismo grupo de personas.
Cada lista puede contener hasta 25 números de buzones de voz.
Llegará a todas las personas que estén inscritas marcando simplemente dos cifras. Tiene a su disposición las funciones para crear nuevas listas, borrar las listas existentes, revisarlas y modificarlas. Puede igualmente servirse de las listas del sistema creadas y con nombre asignado por el responsable de su mensajería vocal.
Observaciones
- Tiene derecho a 15 listas de distribución (numeradas de 11 a 25)conteniendo cada una hasta 25 números de buzones de voz. Solicite al responsable de su mensajería vocal cuantas listas puede tener. Cuando llegue el límite permitido, la mensajería le avisa.
- Para enviar un mensaje a las personas que figuran en una de sus listas introduzca el número de dos cifras que corresponda cuando la mensajería le pregunte por el destinatario. La mensajería vocal le hará escuchar también el nombre que le haya dado a esta lista a modo de confirmación antes de enviar el mensaje.
Cómo modificar una lista de distrubución
Editar una lista de distribución, es añadirle el número de un buzón de voz dado o suprimir este número de la lista, o incluso escuchar todos los nombres que figuran en la lista en cuestión. Cuando actualiza una lista de distribución, si el buzón de un abonado se encuentra en la lista y desea borrarlo, deletree el nombre de nuevo. Si ni está en la lista, entonces el buzón es añadido.
Cómo borrar una lista de distrubución
Tiene derecho a borrar cualquier lista de distribución que le pertenezca.
Cómo revisar o cambiar el nombre de una lista
Si olvida el nombre y el número que asignó a una de sus listas, puede solicitar a la mensajería vocal que le diga el nombre de todas sus listas de distribución.
Puede igualmente cambiar el nombre de una lista.
Tipos de guías locales
La mensajería vocal contiene tres tipos de guías vocales : las estándares, las completas y las breves.
Los nuevos abonados oyen siempre las estándares. Cuando haya adquirido un mejor conocimiento de la mensajería vocal, podrá seleccionar más bien las completas o breves que le presentan todas las selecciones disponibles.
Guías estándar
El nivel estándar le guían en la utilización de las funciones esenciales de Consultar y de Envío de mensajes del Menú Principal.
El Menú Principal tiene otras selecciones disponibles.
Guías completas
El nivel completo suministra informaciones suplementarias y les guían en la utilización de todas las funciones disponibles.
Guías breves
El nivel breve explica todas las funciones, pero de forma muy breve. Puede así ganar tiempo una vez que haya asimilado bien la utilización de la mensajería vocal.
Cómo interrumpir las guías vocales
Con el hábito, las guías vocales le serán menos indispensables. Puede pulsar la tecla correspondiente a la función deseada para interrumpir la pregunta o la guía hablada.
Efectivamente, nadie le obliga a escucharla hasta el final. Por el contrario, algunas grabaciones, especialmente las confirmaciones de nombres y los mensajes de errores, no pueden ser interrumpidos.
Activación de la fecha y de la hora
Puede utilizar esta función para escuchar la fecha y la hora de recepción de un mensaje antes de saber su contenido. (En el caso de los mensajes archivados, puede escuchar la fecha y hora de recepción, la fecha y hora de salva guarda, según la programación efectuada por el responsable de la mensajería vocal). La consulta de la fecha y hora puede realizarse automáticamente o dejado a su conveniencia (1 para poner esta función en servicio y 2 para ponerla en fuera de servicio).
El responsable de la mensajería vocal puede informarle sobre los detalles y la disponibilidad de esta opción.
Buzón de voz de información
Puede ver el menú Aplicaciones (Audiotex)
Saludos
Puede cambiar fácilmente su saludo personal para informar mejor a sus interlocutores cuándo pueden localizarle. Pueden también grabar un saludo de ausencia prolongado o grabar su nombre.
Saludo personal 1
Cualquier persona que llame a su buzón de voz oirá su saludo personal.
Puede grabar dos saludos que serán difundidos según las circunstancias :
- pulse 1 para grabar el saludo que anunciará que ha desactivado su teléfono (ausente),
- pulse 2 para grabar el saludo que anunciará que está actualmente en conversación. Si no graba este saludo, la mensajería vocal difundirá su saludo «ausente».
Si graba un nuevo saludo todos los días, grabe los dos saludos el primer día; por consiguiente, es suficiente con grabar a diario únicamente el saludo de «ausente».
La persona que escuche el saludo «ocupado» sabrá que está al teléfono. Ejemplo de un saludo de «ausente» diario:
«Buenos días, soy (su nombre) este es su buzón de voz. Hoy estamos a (fecha). Estaré en el despacho esta mañana, pero reunido toda la tarde. Puede dejarme un mensaje y le llamaré lo antes posible».
OBSERVACIÓN: A partir del Menú Principal, marque las teclas 4 – 3 – 1 – 1 para seleccionar el Saludo Estándar en lugar de los saludos personalizados.
Saludo de ausencia prolongada 2
Si prevé una ausencia prolongada, grabe un saludo especial para que las personas que le llamen, tanto externas como internas a la empresa, lo escuchen en lugar de su saludo personal habitual. Este mensaje de ausencia prolongada les hará saber que no está en el despacho y solamente verificará su buzón de voz de tarde en tarde.
Solicite le dejen un mensaje o que se dirijan a otra persona. Este saludo no puede ser saltado.
OBSERVACIÓN
En tanto su mensaje de ausencia prolongada esté en vigor, le recordará de esta situación cada vez que acceda a la mensajería vocal. A continuación, la mensajería le solicitará si debe anular el mensaje o mantenerlo.
Su saludo personal habitual será restablecido cuando solicite la anulación del Saludo de ausencia prolongada.
Suspensión de recepción de mensajes
Si ha elegido suspender la recepción de mensajes en el momento en que ponga en servicio su saludo de ausencia prolongada, la mensajería vocal impedirá automáticamente a su buzón de voz aceptar los mensajes, excepto los mensajes procedentes del Sistema, los boletines de difusión y los mensajes de la red. Solicite al responsable de su mensajería vocal si tiene derecho a esta función.
Grabación del nombre 3
Cada vez que le dirigen un mensaje, la mensajería vocal anunciará su nombre para confirmar que el número indicado para el buzón de voz es el suyo. Vd. grabó su nombre la primera vez que utilizó la mensajería vocal, pero puede grabarle siempre que lo desee de nuevo.
Opción de seguridad
Es muy raro que un buzón de voz sea objeto de una tentativa de intrusión. Sin embargo, si supone que este es su caso, la función de control de los accesos le permite saber a lo que atenerse. Una vez activada esta función, cada vez que accede a su buzón de voz, la mensajería vocal le invita a grabar su nombre y la hora. La mensajería le hace escuchar la grabación del nombre y de la hora del último acceso a su buzón de voz: «El último acceso al buzón de voz ha sido por (su nombre) a (la hora de acceso)».
Si el nombre y la hora no han sido grabadas durante la sesión anterior, Vd. escucha un silencio o un mensaje del tipo siguiente cuando accede a su buzón de voz : «El último acceso al buzón de voz no ha grabado el nombre y la hora».
De esta forma justifica su suposición. Cambie a continuación su código de acceso y avise al responsable de la mensajería vocal.
El responsable de la mensajería vocal puede informarle sobre la disponibilidad de esta opción.
Empezar de nuevo
En el Menú Principal, marque el 5 para empezar de nuevo una sesión. Puede que después de haber terminado su sesión de la mensajería vocal, desee retornar al mensaje de apertura de sesión para aprovechar otros servicios, como transferir a un abonado usando la operadora automática o escuchar informaciones contenidas en un buzón de información según la configuración de su sistema.
Consejos prácticos
¿Tiene dificultades?
«Sentimos que tenga dificultades.»
Este mensaje significa que ha encontrado dificultades de uso de algunas funciones o que ha consultado a menudo la ayuda (marcando la tecla 0). No se desanime, busque más información en este manual y a continuación llame a la mensajería vocal o consulte al responsable de la mensajería.
La tecla * permite:
- * anular una función en curso,
- * borrar un mensaje que esté dictando con el fin de volver a empezar,
- * corregir el número de un destinatario si, marcándole, se da cuenta de un error,
- * volver al menú anterior mientras escucha la guía vocal,
- * salir de la mensajería desde el menú principal.
La tecla # permite:
- terminar una operación,
- saltar un mensaje que está escuchando,
- enviar un mensaje grabado,
- evitar escuchar el mensaje de recepción totalmente,
- interrumpir la mayoría de las guías vocales,
- marcar el fin de un número de longitud variable (código de acceso, número de teléfono, número de una lista de distribución).
Para las personas que llaman desde el exterior la tecla # permite saltar el saludo personal y escuchar inmediatamente el tono de grabación.
Capacidad del sistema
La capacidad de los buzones de voz no es ilimitada. Además, los mensajes no deben exceder una cierta duración. En todos estos casos, la programación contiene un número máximo que no puede sobrepasar. Igualmente para el número de mensajes, el número de envíos diferidos, la duración de grabación, el número de listas de distribución y el número de buzones de voz que pueden figurar en una lista. Cuando ha alcanzado el umbral fijado, la mensajería se lo indica sistemáticamente. Algunos abonados pueden tener límites máximos distintos a otros. Por otra parte, algunos abonados pueden no tener acceso a ciertas funciones, como : la notificación externa, envío diferido, o saludos personales. Por lo tanto, esta elección no le será propuesto por la mensajería.
Solicite al responsable de la mensajería vocal cuales son las funciones de que dispone.
Función de mensajería vocal
La función de la mensajería vocal le permite enviar los mensajes a los abonados individualmente o por grupo sin que tenga que comunicar directamente con cada uno de ellos.
Función contestador
Si le telefonean y está ausente o en línea, la mensajería vocal podrá contestar en su lugar. Puede solicitar que en este caso las llamadas sean desviadas automáticamente a su buzón de voz por el responsable de la mensajería vocal, o hacerlo Vd. mismo.
