Mensajería unificada

Descripción

Mediante el servicio de mensajería unificada de la Universidad de León los usuarios podrán hacer uso de las siguientes funcionalidades:

  • Buzón de voz. El usuario podrá oír los mensajes de voz que se han dejado en su extensión telefónica cuando la llamada no ha sido atendida. Asimismo el mensaje de audio le llegará como fichero adjunto a su dirección de correo electrónico.
  • Envío de faxes. Con este servicio el usuario accederá a un portal web desde el cual podrá enviar faxes a cualquier número de fax.
  • Recepción de faxes. Cualquier extensión dada de alta en el servicio podrá recibir faxes desde cualquier aparato de fax convencional. El fax le llegará como fichero adjunto a su dirección de correo electrónico.

Alta en el servicio

Requisitos:

Podrá usarse desde cualquier extensión universitaria, independientemente del tipo que sea (analógica, digital o IP) y desde cualquier ordenador de la intranet universitaria. La extensión tendrá que contar con los permisos de llamada correspondientes (categoría nacional para fijos nacionales, categoría internacional para fijos internacionales, etc).

Además, tendrá que existir una correspondencia única entre el usuario, la extensión y el correo electrónico. Dicha correspondencia se puede comprobar en el directorio corporativo.

Si los datos en el directorio corporativo son incorrectos, por favor, abra una incidencia en el Centro de Atención al Usuario (CAU) de la Universidad, bajo el epígrafe “Otras”, tipo “Directorio y Teléfonos”.

Activación de los servicios de mensajería unificada:

Para activar la mensajería lo primero que tiene que hacer es acceder al siguiente portal web y autenticarse con sus credenciales (usuario/contraseña) de la universidad.

Nada más autenticarse le pedirá que elija un PIN numérico que le servirá para acceder al buzón de voz directamente desde el teléfono. Una vez realizado dicho proceso ya podrá usar el sistema para enviar faxes.

Si además quiere activar el buzón de voz y recibir faxes en su terminal, tendrá que desviar su extensión telefónica al sistema de mensajería (extensión ), para lo cual tendrá que marcar uno de los siguientes códigos de desvío desde su teléfono:

  • Desvío inmediato o ‘no molestar’ (el teléfono ni siquiera suena):    
  • Desvío si comunica:    
  • Desvío si ausente (modo contestador):    
  • Desvío si ausente o comunica:    

Marcando el desde su terminal se anulan todo tipo de desvíos.

En los terminales IP estas funciones también podrá hacerlas directamente desde el menú desvío, situado en la parte superior derecha del terminal:

Una vez activado el desvío el terminal se lo notificará de la siguiente manera:

NOTA: Dos funciones de desvío no pueden estar activadas al mismo tiempo. Cuando activa un desvío hacia otro teléfono, en el que está activo el buzón de voz, el desvío a su buzón de voz será desactivado.

Buzón de voz

Recuerde haber activado el servicio y desviado su extensión a la mensajería antes de intentar acceder a su buzón de voz.

Configuración, mensajes de bienvenida y otras opciones:

El acceso al buzón de voz se realiza pulsando sobre la tecla de mensajería de los terminales IP y digitales o marcando directamente el número de la extensión de la mensajería, el .

Nada más acceder, una locución le irá dando las instrucciones necesarias para realizar las distintas operaciones que le permite el sistema. Lo primero que le solicita es que introduzca su PIN, no olvide pulsar la tecla al final.

En el siguiente enlace aparecen las opciones más habituales de configuración del buzón de voz.

Acceso a los mensajes grabados:

Cuando alguien deje un mensaje en su buzón de voz podrá escucharlo por cualquiera de los cauces siguientes:

  • Desde el propio terminal telefónico:
    1. Pulse el botón de mensajería o marque el número de la mensajería ().
    2. Introduzca su PIN de acceso más la tecla
    3. Opciones habituales:
      • para leer los mensajes
      • para pasar de uno a otro
      • para borrar el mensaje (confirmar con la tecla )
  • Desde la web de la mensajería:
    1. Introduzca sus credenciales de la universidad
    2. En el menú “Menú principal/Bandeja de entrada” aparecen los mensajes de su buzón
    3. Desde ese menú podrá guardarlos, reproducirlos o borrarlos
  • Desde su correo-e. El mensaje de voz se le enviará como un fichero adjunto en un correo electrónico a su dirección de la Universidad. Dicho archivo tendrá la extensión .wav y es reproducible con cualquier software estándar de audio (Windows Media Player, VLC, etc.)

Envío de faxes

Recuerde hacer activado el servicio antes de intentar enviar un fax.

Acceda al portal web autenticándose con sus credenciales (usuario/contraseña) de la universidad.

Acceda al “Menú principal/Enviar fax”. Rellene en el campo “Destinatario” el número de fax al que quiere enviar el fax. En el cuerpo del mensaje puede añadir una pequeña indicación sobre el fax que quiere enviar y que se incluirá en su mensaje. Puede dejarse vacío.

Por último seleccione los archivos adjuntos que quiere enviar, se admiten los siguientes formatos:

  • *.bmp (Microsoft Windows Bitmap)
  • *.doc, *.docx (Microsoft Word)
  • *.epi (Encapsulated Postscript Including Preview)
  • *.eps (Encapsulated Postscript)
  • *.gif (Graphics Interchange Format)
  • *.htm (Hypertext Markup Language)
  • *.jpg (Joint Photographers Expert Group)
  • *.pdf (Portable Document Format)
  • *.png (Portable Network Graphics)
  • *.ppt, *.pptx (Microsoft Powerpoint)
  • *.ps (Postscript)
  • *.tga (Targa File Format)
  • *.tif (Tagged Image File Format)
  • *.txt (formato de texto ASCII)
  • *.xls, *.xlsx (Microsoft Excel)

En el menú “Menú principal/Faxes enviados” podrá comprobar si su fax ha sido enviado con éxito.

Recepción de faxes

Recuerde haber activado el servicio y desviado su extensión a la mensajería antes de intentar recibir un fax.

Cuando alguien quiera enviarle un fax usará el número directo de su extensión, siempre y cuando dicha extensión sea accesible directamente desde el exterior sin pasar por centralita (todas aquellas que empiecen por números distintos de 5 y 7), por ejemplo 987291234.

El fax hacia su extensión no debe ser atendido, desviándose a la mensajería de la Universidad. Si por alguna razón le envían un fax y usted descuelga el teléfono tendrá que colgar, el terminal originario reintentará enviar dicho fax, asegúrese de no coger la llamada para que pueda ser atendida por el sistema de mensajería.

El sistema convertirá dicho fax en una imagen a la que podrá acceder de dos formas distintas:

  1. Desde la web de la mensajería:
    • Introduzca sus credenciales de la universidad
    • En el menú “Menú principal/Bandeja de entrada” aparecen los faxes recibidos
    • Desde ese menú podrá guardarlos, reproducirlos o borrarlos
  2. Desde su correo-e. El fax se le enviará como un fichero adjunto en un correo electrónico a su dirección de la Universidad. Dicho archivo tendrá la extensión .pdf y se podrá visualizar con el software apropiado (como Adobe Acrobat Reader).

El terminal telefónico alertará con el encendido de la tecla de mensajes de la llegada de un fax:

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